Quản lý là hoạt động quan trọng nhất trong một tổ chức, đảm bảo cho tổ chức có thể hoạt động ổn định và đạt được các mục tiêu đã đề ra. Vậy quản lý là gì? Người quản lý đóng vai trò gì trong tổ chức Đọc bài viết dưới đây.
Quản lý là gì?
Khái niệm quản lý
Có rất nhiều khái niệm để giải thích ” quản lý là gì?” “, nhưng chúng ta có thể hiểu đơn giản như sau:
Quản lý là một trong những hoạt động quan trọng trong một tổ chức. Tất cả các tổ chức, dù lớn hay nhỏ, hoặc dưới bất kỳ hình thức nào họ hoạt động, đều cần có sự quản lý. Mục đích của quản lý là đảm bảo rằng tất cả các hoạt động của tổ chức được thực hiện có mục đích, phù hợp với định hướng đã đặt ra và đạt được mục tiêu cuối cùng.
Hoạt động quản lý bao gồm việc hoạch định chiến lược, lập kế hoạch, điều động và sử dụng mọi nguồn lực của tổ chức như nhân lực, tài chính, công nghệ… một cách hiệu quả.
Đặc điểm của quản lý
Để hiểu rõ hơn quản lý là gì? Hãy cùng tìm hiểu về tính năng điều khiển. Kiểm soát có những đặc điểm cơ bản sau:
Kiểm soát là sự ảnh hưởng và kiểm soát có mục đích của người quản lý đối với những người được quản lý trong tổ chức. Người quản lý có thể là một người hoặc một nhóm người có quyền lực và quyền hạn cao nhất trong nhóm.
Quản lý có đặc điểm là chỉ đạo, chỉ đạo các hoạt động chung, điều phối các hoạt động cá nhân thành một hoạt động tập thể thống nhất và đi theo cùng một hướng để đạt được mục tiêu.
Quản lý được thực hiện trên cơ sở tổ chức và quyền lực. Chỉ sau khi được tổ chức, vai trò, nhiệm vụ, quyền hạn và mối quan hệ của mỗi cá nhân trong tổ chức mới được phân chia rõ ràng. Người quản lý phải có quyền đảm bảo sự phục tùng của mọi người trong tổ chức đối với người quản lý.
Người quản lý là ai và vai trò của người đó trong tổ chức là gì?
Ai là người quản lý?
Người quản lý là một người hoặc một nhóm người có quyền lực trong một tổ chức. Người quản lý chịu trách nhiệm hành động và chịu trách nhiệm về kết quả làm việc của nhân viên dưới quyền. Người quản lý là người lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và quản lý mọi người, thông qua các nguồn lực sẵn có từ tổ chức, một cách hiệu quả để đạt được các mục tiêu đã thiết lập của tổ chức.
Vai trò của người quản lý trong tổ chức
Người quản lý cần có những vai trò cụ thể trong tổ chức để đảm bảo quản lý hiệu quả:
- Đóng vai trò trung gian giữa quản lý cấp cao và nhân viên của mình: Người quản lý sẽ tiếp nhận các yêu cầu từ quản lý cấp cao và chuyển chúng đến các nhân viên bên dưới. Đồng thời, chịu trách nhiệm về hiệu quả công việc của nhân viên và báo cáo lại cho cấp trên.
- Là người kết nối khách hàng và tổ chức: Người quản lý là người đại diện của tổ chức để truyền đạt thông điệp, sản phẩm của tổ chức tới khách hàng. Ngoài ra, họ còn nhận được những đề xuất, phản hồi từ khách hàng và truyền đạt lại cho tổ chức.
- Là người huấn luyện cho nhân viên để giúp họ hoàn thành công việc: Người quản lý cần đảm bảo hiệu quả công việc phù hợp với tiến độ và yêu cầu của tổ chức.
- Phỏng vấn và tuyển dụng nhân viên: Người quản lý sẽ có trách nhiệm lựa chọn những ứng viên phù hợp cho bộ phận mình phụ trách.
- Đánh giá chất lượng công việc: Đánh giá chất lượng là nhằm đảm bảo hiệu quả công việc và khả năng đáp ứng yêu cầu của tổ chức của người lao động.
- Quản lý ngân sách của bộ phận: Các khoản chi của bộ phận sử dụng trong tháng phải hợp lý và mang lại hiệu quả tối đa.
- Ra quyết định: Người quản lý là người sẽ đưa ra quyết định cuối cùng về một vấn đề cụ thể trong phạm vi trách nhiệm.
Người quản lý có chức năng và trách nhiệm gì?
Để người quản lý hoàn thành công việc một cách suôn sẻ và hiệu quả, các tổ chức thường xác định rõ ràng vai trò, nhiệm vụ của người quản lý, cụ thể như sau:
Chức năng
Chức năng lập kế hoạch
Lập kế hoạch là đặt ra các mục tiêu và phương pháp để đạt được các mục tiêu đó. Việc đặt ra mục tiêu rất quan trọng, vì nó giúp mọi thành viên trong tổ chức xác định rõ ràng đích đến và sử dụng nguồn nhân lực một cách hợp lý.
Tìm ra mục tiêu là bước đầu tiên để thực hiện kế hoạch. Vì vậy, mức độ kiểm soát càng cao thì càng cần sự nhạy bén và chính xác. Đó cũng chính là lý do tại sao các tổ chức thường yêu cầu trình độ chuyên môn rất cao và kỹ năng làm việc xuất sắc ở các vị trí Quản lý.
Chức năng tổ chức
Kỹ năng tổ chức tốt sẽ giúp tổ chức đạt được mục tiêu nhanh hơn và suôn sẻ hơn.
Để một tổ chức hoạt động tốt cũng như phân công công việc đúng người, Người quản lý cần hỗ trợ và hướng dẫn nhân viên. Điều đó giúp nhân viên hiểu đúng, làm đúng thì quá trình hành động của nhân viên cần được quản lý để đảm bảo mọi người đều đi đúng hướng. Cuối cùng, điều chỉnh nếu cần thiết để đạt được mục tiêu tốt nhất.
Đồng thời, người quản lý cần biết động viên, khuyến khích nhân viên trong quá trình làm việc, tạo hứng thú trong công việc và nâng cao hiệu suất làm việc. Hơn nữa, Người quản lý cũng cần biết cách trừng phạt và ngăn chặn những nhân viên gây ảnh hưởng tiêu cực đến tập thể.
Chức năng lãnh đạo
Lãnh đạo là khả năng chỉ đạo, hướng dẫn nhân viên đạt được các mục tiêu đã đề ra của tổ chức. Kỹ năng lãnh đạo đòi hỏi người quản lý phải biết linh hoạt, khéo léo trong cách ứng xử với nhân viên và ra lệnh, truyền đạt yêu cầu để nhân viên có thể hiểu và thực hiện đúng ý tưởng.
Nếu người quản lý có kỹ năng lãnh đạo tốt, anh ta sẽ gây ảnh hưởng đến nhân viên của mình, khiến họ tôn trọng anh ta và vui vẻ làm theo mọi yêu cầu. Ngược lại, người quản lý sẽ khiến người lao động bất mãn, phản đối trong mọi việc, không đạt được mục tiêu.
Chức năng kiểm tra
Để đảm bảo có thể đạt được mục tiêu khi cần thiết và đúng thời hạn, người quản lý cần có kỹ năng kiểm tra. Người quản lý cần đo lường hiệu suất hoặc tiến độ của từng nhiệm vụ và từng người để có thể phát hiện sai sót ngay lập tức và điều chỉnh.
Nhiệm vụ
Người quản lý có một số nhiệm vụ cơ bản sau:
- Nhiệm vụ chính của người quản lý trước hết là lập kế hoạch hoạt động, nhằm đảm bảo đạt được các mục tiêu mà tổ chức đặt ra.
- Dự đoán rủi ro và đưa ra phương án dự phòng cho từng trường hợp cụ thể.
- Tạo môi trường làm việc hiệu quả, gắn kết mọi người trong tổ chức, nâng cao hiệu quả công việc dựa trên sự đoàn kết.
- Cuối cùng, kiểm tra, đánh giá năng lực làm việc của từng cá nhân, bộ phận để có phương án thích ứng phù hợp, kịp thời nếu cần thiết.
Các cấp độ quản lý trong tổ chức
Trong một tổ chức, Cấp quản lý thường được chia thành 3 cấp độ:
Quản lý cấp cao
- Là người có quyền lực cao nhất trong một tổ chức, là người điều hành và chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động của tổ chức.
- Là người đưa ra định hướng phát triển và chiến lược dài hạn cho tổ chức.
- Là người có kỹ năng tư duy, phân tích và đánh giá tốt về thị trường cũng như các nguồn lực của tổ chức.
Quản lý cấp trung
- Là người hỗ trợ đắc lực cho các Quản lý cấp cao, tư vấn và đóng góp ý kiến về các quyết định liên quan đến hoạt động của tổ chức.
- Là người truyền đạt các quyết định của Quản lý cấp cao tới các nhân viên bên dưới và là người thực hiện các quyết định đó.
- Báo cáo cho Quản lý cấp cao về kết quả công việc và đưa ra giải pháp nếu có vấn đề.
Quản lý cấp thấp
- Chịu trách nhiệm thực hiện các hướng dẫn từ quản lý cấp cao đến tất cả nhân viên có trách nhiệm.
- Là người gần gũi nhất với nhân viên, anh ta có khả năng ảnh hưởng rất lớn đến nhân viên và quyết định hiệu quả công việc.
Qua bài viết này, LuậtViệt Nam đã cung cấp cho bạn đọc một số thông tin để trả lời câu hỏi Quản lý là gì? Có thể thấy, nhà quản lý, nhà quản lý có vai trò vô cùng quan trọng trong mọi hoạt động của một tổ chức.
