Công nợ là một thuật ngữ rất quen thuộc, được sử dụng phổ biến trong kế toán. Nhưng nếu không trong ngành, bạn sẽ rất bối rối khi tìm hiểu công nợ là gì, có bao nhiêu loại công nợ và cách quản lý công nợ như thế nào. Trong bài viết này chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn những thông tin cần thiết
Công nợ là gì?
Công nợ là số tiền phát sinh khi một cá nhân, doanh nghiệp thực hiện các giao dịch mua, bán, trao đổi hàng hóa, dịch vụ hoặc trong một thời gian thanh toán với cá nhân, doanh nghiệp khác nhưng không thanh toán (hoặc ngừng thanh toán đầy đủ). tại thời điểm đó mà phải chuyển sang kỳ thanh toán tiếp theo.
Các khái niệm liên quan đến công nợ
Ngoài khái niệm công nợ là gì , còn có rất nhiều thuật ngữ, khái niệm khác liên quan đến công nợ.
Công nợ sinh viên là gì?
công nợ sinh viên là khoản công nợ của sinh viên đối với nhà trường như học phí, bảo hiểm, phí khám sức khoẻ, phí tài liệu, phí tốt nghiệp, phí thay đổi lớn,… Nói chung là tất cả số tiền mà nhà trường cho phép sinh viên đóng trong một khoảng thời gian nhất định. của thời gian.
Công nợ phải trả là gì?
công nợ phải trả là số tiền mà một cá nhân hoặc doanh nghiệp có trách nhiệm thanh toán cho nhà cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ mà cá nhân hoặc doanh nghiệp này chưa thanh toán đầy đủ hoặc trước đó chưa thanh toán đầy đủ.
Đối với các khoản phải trả, bộ phận kế toán của doanh nghiệp phải thường xuyên theo dõi, giám sát, đối chiếu sổ sách, số liệu, ngày tháng để đảm bảo thanh toán kịp thời cho nhà cung cấp. Đây cũng là cách tăng uy tín của doanh nghiệp với khách hàng và đối tác.
Công nợ phải thu là gì?
Các khoản phải thu là số tiền mà cá nhân, tổ chức bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho cá nhân, tổ chức khác chưa thu hồi được hoặc chỉ thu hồi được một phần.
Khi doanh nghiệp có các khoản công nợ phải thu, kế toán phải thường xuyên kiểm tra, theo dõi các khoản công nợ để đảm bảo thu hồi công nợ đúng hạn cho doanh nghiệp, tránh những tình huống nghiêm trọng ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.
Khấu trừ công nợ là gì?
Khấu trừ công nợ hay còn gọi là xóa công nợ, xóa công nợ. Thuật ngữ này dùng để chỉ các giao dịch có nội dung mua, bán, trao đổi hàng hóa, dịch vụ giữa các chủ thể, trong đó các chủ thể này đóng vai trò là người mua và người bán.
Trong quá trình giao dịch, nếu có vấn đề phát sinh, hai bên sẽ phải lập biên bản khấu trừ công nợ. Khi đó, mỗi chủ thể sẽ là người mua và người bán, nghĩa là họ sẽ có những khoản công nợ phải trả và những khoản công nợ phải nhận.
Ví dụ về khấu trừ công nợ: Một giao dịch phát sinh giữa hai bên A và B. Trường hợp A mua hàng của B với giá 200 triệu đồng, B sử dụng dịch vụ của A với giá 250 triệu đồng. A và B tiến hành trừ công nợ để xác nhận thanh toán lần cuối: B trả cho A 50 triệu đồng.
Chốt công nợ là gì?
Chốt công nợ là hoạt động của bộ phận kế toán cập nhật các khoản công nợ phát sinh, tổng hợp, đối chiếu số liệu giữa hợp đồng doanh nghiệp với các giao dịch thực tế, đối chiếu khoản công nợ với tất cả các đối tượng công nợ.
Sau khi đã đối chiếu số liệu, kế toán công nợ sẽ đóng sổ báo cáo, đồng thời đôn đốc các đối tượng thanh toán công nợ đúng hạn.
Lưu ý trong quá trình tổng hợp doanh nghiệp cần thu thập các tài liệu cần thiết làm bằng chứng khi phát sinh tranh chấp, sự cố ngoài ý muốn.
Phương pháp quản lý công nợ hiệu quả
Trước hết, doanh nghiệp cần xây dựng quy trình quản lý công nợ hợp lý để hỗ trợ doanh nghiệp quản lý và thu hồi công nợ tốt, đảm bảo tài chính doanh nghiệp ổn định và lành mạnh.
Dưới đây là quy trình quản lý công nợ mà doanh nghiệp có thể tham khảo:
- Bước 1: Xây dựng bộ phận kế toán chuyên trách, xây dựng chính sách quản lý công nợ và điều kiện thanh toán rõ ràng. Yêu cầu khách hàng ký thỏa thuận và cam kết thanh toán theo đúng quy định của hợp đồng. Ngoài ra, cần nêu rõ các hình phạt cần thiết nếu khách hàng không tuân thủ hoặc trì hoãn thời hạn thanh toán.
- Bước 2: Thiết lập quy trình quản lý khách hàng chi tiết và mục tiêu cụ thể. Xác định rõ ràng ai sẽ chịu trách nhiệm làm việc với từng khách hàng khác nhau và có cách liên hệ, đàm phán với khách hàng để thu hồi công nợ hiệu quả.
- Bước 3: Gửi hóa đơn trực tiếp cho khách hàng, tối ưu thời gian thu công nợ.
- Bước 4: Nhắc nhở khách hàng khi đến hạn thanh toán, nêu rõ các điều khoản và mức phạt nếu khách hàng thanh toán chậm.
Một số điểm cần đặc biệt chú ý trong quá trình quản lý công nợ:
- Cần có hội đồng đánh giá, phân loại các nhóm khách hàng và phân biệt chính sách công nợ khách hàng theo từng nhóm.
- Cần phải xây dựng kế hoạch bán hàng riêng biệt và hợp lý ngay từ đầu cho từng cấp độ, từng nhóm khách hàng. Theo dõi, kiểm tra thường xuyên để tránh tình trạng khách hàng mua hàng nhưng thanh toán chậm.
- Trong trường hợp khách hàng chậm thanh toán, cần có quy định rõ ràng về thời hạn thanh toán, mức phạt kèm theo biện pháp xử lý nếu khách hàng không có ý định thanh toán.
- Chuẩn bị và đào tạo đầy đủ nguồn nhân lực cho từng khâu. Đặc biệt đối với nhân viên làm việc trực tiếp với khách hàng cần đảm bảo các yếu tố như: thái độ lịch sự, chuyên nghiệp, xử lý tình huống khéo léo và luôn bám sát hành vi của khách hàng để kịp thời động viên…
- Đánh giá và cải tiến quy trình quản lý công nợ dựa trên tình hình thực tế. Có thể kết hợp các phương thức chuyển khoản, quản lý tín dụng khách hàng,… cũng như thu công nợ trực tiếp truyền thống,…
- Cần sử dụng phương pháp tính công nợ đúng cho từng khách hàng, đảm bảo số công nợ thu được đúng, đủ, đúng sổ sách.
- Cần có bảng đánh giá chất lượng nguồn nhân lực, đặt mục tiêu KPI rõ ràng, giúp nhân viên chủ động hơn trong công việc. Cần có chính sách khen thưởng đối với những nhân viên hoàn thành tốt công việc cũng như có hình phạt đối với những thành viên không hoàn thành tốt công việc. không đạt được mục tiêu.
Hiểu rõ công nợ là gì và biết cách quản lý công nợ hiệu quả là điều cần thiết và rất quan trọng đối với các cá nhân, doanh nghiệp trong hoạt động kinh doanh. Hy vọng bài viết này đã cung cấp cho các bạn những thông tin hữu ích có thể áp dụng được.
