Hóa đơn điện tử là gì? Hóa đơn điện tử là chứng từ kế toán ghi nhận thông tin về việc bán, cung cấp dịch vụ được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử. Để lập và phát hành hóa đơn điện tử đúng cách, trước tiên bạn cần hiểu rõ các quy định tại Nghị định 123/2020/ND-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC.
Hóa đơn điện tử là gì?
Khoản 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/ND-CP quy định về hóa đơn điện tử (Invoice) như sau:
“Hóa đơn điện tử là hóa đơn có hoặc không có mã của cơ quan thuế, được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin về việc bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ. theo quy định về kế toán và pháp luật về thuế, kể cả trường hợp lập hoá đơn từ máy tính tiền có đường truyền dữ liệu điện tử về cơ quan thuế”.
Như vậy, hóa đơn điện tử là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ lập, ghi nhận các thông tin về việc bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ nhưng được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử.
Gồm 02 loại: Hóa đơn điện tử có mã và Hóa đơn điện tử không mã:
– Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử nhận mã từ cơ quan thuế trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ gửi cho người mua.
Mã cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử gồm mã số giao dịch là dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và dãy ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán trên hóa đơn.
– Hóa đơn điện tử không có mã cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ gửi cho người mua không có mã cơ quan thuế.
Ưu điểm của việc sử dụng hóa đơn điện tử
Tại công văn 1799/BTC-TCT ngày 24/02/2022, Bộ Tài chính nêu rõ lợi ích của việc áp dụng Hóa đơn điện tử như sau:
* Dành cho tổ chức, cá nhân mua hàng hóa, dịch vụ
– Giúp người mua dễ dàng tra cứu, đối chiếu hóa đơn điện tử do người bán cung cấp.
– Sử dụng hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp giảm chi phí so với sử dụng hóa đơn giấy (giảm chi phí giấy in, mực in, vận chuyển, lưu trữ hóa đơn, không cần lưu trữ hóa đơn,…).
– Giúp doanh nghiệp giảm chi phí thực hiện thủ tục quản lý thuế.
– Tránh các nguy cơ mất mát, hư hỏng, cháy nổ khi sử dụng hóa đơn giấy.
– Sử dụng hóa đơn điện tử tạo sự yên tâm cho người mua hàng hóa, dịch vụ: sau khi nhận được hóa đơn điện tử, người mua hàng hóa, dịch vụ có thể kiểm tra ngay thông tin hóa đơn chính xác trên hệ thống của cơ quan thuế.
* Đối với tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ
– Việc thực hiện đúng các quy định về hóa đơn, chứng từ của tổ chức, cá nhân sẽ giúp tạo môi trường kinh doanh lành mạnh, bình đẳng giữa các tổ chức, cá nhân nộp thuế, qua đó giúp ích cho hoạt động kinh doanh và năng suất của doanh nghiệp.
– Giảm bớt các thủ tục hành chính liên quan đến hóa đơn; Giảm chi phí liên quan đến việc gửi, lưu giữ, lưu trữ hóa đơn và giảm nguy cơ thất lạc hóa đơn.
* Đối với cơ quan thuế và các cơ quan nhà nước có liên quan
– Sử dụng hóa đơn điện tử giúp cơ quan thuế xây dựng cơ sở dữ liệu về hóa đơn; Kết hợp với các thông tin quản lý thuế khác để xây dựng cơ sở dữ liệu hoàn chỉnh về người nộp thuế đáp ứng yêu cầu phân tích thông tin phục vụ công tác quản lý, dự báo, hỗ trợ người nộp thuế tuân thủ pháp luật và các quy định về thuế.
– Góp phần thay đổi phương thức quản lý dựa trên ứng dụng công nghệ thông tin, cải tiến quy trình nghiệp vụ theo hướng xử lý và quản lý dữ liệu tự động, giúp cơ quan thuế sử dụng hiệu quả các nguồn lực và chi phí.
– Góp phần ngăn chặn kịp thời các hóa đơn của doanh nghiệp bị mất, thất lạc; góp phần ngăn ngừa gian lận thuế, trốn thuế.
Đối tượng phải sử dụng hóa đơn điện tử
Từ ngày 1 tháng 7 năm 2022, theo quy định của Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 và Nghị định 123/2020/ND-CP, tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ phải sử dụng hóa đơn điện tử, bao gồm:
– Doanh nghiệp được thành lập và hoạt động theo pháp luật Việt Nam; chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp nước ngoài hoạt động tại Việt Nam.
– Hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã.
– Hộ gia đình, hộ kinh doanh cá thể, tổ hợp tác.
– Đơn vị sự nghiệp công lập bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
– Tổ chức không phải là doanh nghiệp nhưng có hoạt động kinh doanh.
Lưu ý: Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế khác không bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử từ ngày 1/7/2022 nếu đáp ứng 2 điều kiện sau:
– Được thành lập trong khoảng thời gian từ ngày 17 tháng 9 năm 2021 đến ngày 30 tháng 6 năm 2022.
– Không đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin để sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định.
Hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử khi nào?
Theo khoản 2 Điều 6 Thông tư 78/2021/TT-BTC, hộ kinh doanh, cá nhân sử dụng hóa đơn điện tử bao gồm:
– Hộ, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai phải sử dụng hóa đơn điện tử.
– Trường hợp hộ, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp giả định, nếu có yêu cầu sử dụng hóa đơn thì cơ quan thuế sẽ cấp hóa đơn điện tử riêng cho mỗi lần phát sinh.
– Trường hợp hộ, cá nhân kinh doanh khai thuế theo từng lần phát sinh, nếu có nhu cầu sử dụng hóa đơn thì cơ quan thuế sẽ cấp hóa đơn cho từng lần phát sinh.
Cách tra cứu hóa đơn điện tử
Doanh nghiệp và người nộp thuế truy cập Cổng thông tin về Hệ thống Hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế tại https://hoadondientu.gdt.gov.vn/. Có hai phương pháp tìm kiếm ở đây:
- Cách 1: Tra cứu thông tin từng hóa đơn
- Cách 2: Tìm kiếm thông tin trên danh sách hóa đơn mua/bán
Thời điểm lập hóa đơn
Theo khoản 1 và khoản 2 Điều 9 Nghị định 123/2020/ND-CP, thời điểm lập hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được quy định rõ như sau:
* Thời điểm xuất hóa đơn khi bán hàng
Thời điểm lập hóa đơn bán hàng hóa (bao gồm bán tài sản nhà nước, tài sản tịch thu, nhập kho nhà nước, bán dự trữ quốc gia) là thời điểm chuyển quyền sở hữu, quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt thời điểm lập hóa đơn. về việc khoản thanh toán đã được nhận hay chưa.
* Thời điểm xuất hóa đơn khi cung cấp dịch vụ
Thời điểm lập hoá đơn cung ứng dịch vụ là thời điểm việc cung ứng dịch vụ được hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa.
Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
Điều 15 Nghị định 123/2020/ND-CP nêu rõ cần phải đăng ký, thay đổi nội dung đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử như sau:
– Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh không thuộc đối tượng ngừng sử dụng hóa đơn đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (bao gồm cả đăng ký hóa đơn điện tử khi bán tài sản công, hóa đơn điện tử để bán dự trữ quốc gia) thông qua các tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.
Trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã mà không phải trả phí dịch vụ, bạn có thể đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử được Tổng cục Thuế ủy quyền. Tổng cục Thuế.
Trường hợp doanh nghiệp là tổ chức liên kết truyền dữ liệu hóa đơn điện tử gửi trực tiếp đến cơ quan thuế thì đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
Nội dung thông tin đăng ký theo Mẫu số 01/DKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123.
Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế gửi thông báo điện tử về việc tiếp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử đối với trường hợp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.
Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế gửi thông báo điện tử trực tiếp theo mẫu số 01/TB-TNĐT Phụ lục IB về việc tiếp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ gia đình, cá nhân kinh doanh theo địa chỉ email đã đăng ký với cơ quan thuế trong trường hợp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử trực tiếp trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
Thời gian giải quyết : Trong vòng 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.
Lưu ý: Kể từ thời điểm cơ quan thuế chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định 123, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử. quy định trước đây, tiêu hủy hóa đơn giấy đã thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng (nếu có).
Trên đây là những quy định cơ bản về hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/ND-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC.
