Mã vạch hải quan được áp dụng trong quy trình, thủ tục hải quan tại Việt Nam từ năm 2014. Đến nay, việc sử dụng mã vạch không còn xa lạ với những người làm công tác xuất nhập khẩu. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết cách in và tra cứu mã vạch hải quan. Hãy cùng tìm hiểu.
Mã vạch hải quan là gì?
Khái niệm
Mã vạch hải quan là dãy ký hiệu có mã hóa các thông tin về hàng hóa, nhà sản xuất, xuất xứ… được in trực tiếp trên tờ khai hải quan. Mã vạch hải quan giúp công chức hải quan kiểm tra nhanh chóng, thuận tiện, rút ngắn thủ tục hải quan.
Phân loại mã vạch hải quan
Mã vạch hải quan loại 1: là mã vạch được in trực tiếp trên tờ khai hải quan. Mã vạch này không thay thế tờ khai mà mã hóa để nhận dạng số tờ khai dễ dàng hơn.
Khi nhận tờ khai, công chức hải quan sẽ quét mã vạch và kiểm soát trên hệ thống tự động. Sau khi kiểm tra, đối chiếu, nếu tờ khai được duyệt, hệ thống sẽ tích hợp chữ ký số của cơ quan hải quan và tạo mã vạch hải quan loại 2.
Mã vạch hải quan loại 2: Mã vạch này chứa thông tin chi tiết về số lượng, danh mục container/hàng hóa đủ điều kiện thông quan. Doanh nghiệp cần in mã vạch này cùng với hồ sơ hải quan để hoàn tất thủ tục thông quan và lấy hàng.
Sự cần thiết của mã vạch hải quan
Trong thời đại công nghệ số, việc tự động hóa mọi khâu thủ tục hành chính là vô cùng cần thiết. Mã vạch hải quan đã góp phần nâng cao hiệu quả quản lý, đơn giản hóa thủ tục hành chính, giảm thời gian thông quan.
- Việc sử dụng mã vạch giúp giảm áp lực công việc cho công chức hải quan khi giám sát hàng hóa xuất nhập khẩu, hỗ trợ công chức kiểm tra chứng từ, thực tế hàng hóa… được chính xác, đúng quy định. .
- Việc tự động kiểm tra tờ khai qua mã vạch còn giúp doanh nghiệp tránh làm sai lệch hồ sơ, giấy tờ.
- Mã vạch hải quan còn giúp cơ quan hải quan kiểm soát trị giá hàng hóa nhập khẩu (giá trị thực tế và thuế nhập khẩu), giúp xác định thuế nhập khẩu chính xác, chính xác.
- Đối với doanh nghiệp, việc sử dụng mã vạch hải quan cũng dễ dàng, thuận tiện và không phức tạp. Doanh nghiệp có thể rút ngắn thủ tục và thời gian hải quan, tiết kiệm chi phí vận hành (chi phí kho bãi, giấy tờ tồn đọng…).
Hướng dẫn đăng ký mã vạch hải quan
Để đăng ký mã vạch hải quan, trước hết doanh nghiệp cần đăng ký sử dụng Hệ thống hải quan điện tử và khai báo trên hệ thống để lấy mã vạch. Để sử dụng hệ thống khai báo trực tuyến này, doanh nghiệp cần có chữ ký số (token).
Hiện nay có rất nhiều nhà cung cấp dịch vụ chứng thư số như: VNPT, Viettel, FPT… Doanh nghiệp có thể đăng ký sử dụng các gói có thời hạn khác nhau và lưu ý gia hạn chữ ký số trước khi hết hạn. .
Các bước đăng ký mã vạch hải quan cụ thể như sau:
Bước 1: Đăng ký tờ khai điện tử
Đăng ký chữ ký số:
-
Truy cập website https://www.customs.gov.vn/
-
Chọn mục đăng ký sử dụng chữ ký số
-
Điền thông tin khai báo và nhấn nút “Xem thông tin”
Đăng ký mở tài khoản trên hệ thống VNACCS:
-
Truy cập website https://www.customs.gov.vn/
-
Chọn “Đăng ký/cập nhật tài khoản quản trị”: chọn chữ ký số, hệ thống sẽ tự động cập nhật thông tin chữ ký số. Tiếp theo điền thông tin tài khoản (Mã số thuế, email, mật khẩu) và nhấn “Đăng ký mới”.
-
Sau khi đăng ký thành công, quay lại trang chủ và đăng nhập vào hệ thống bằng tài khoản vừa tạo.
-
Vào phần “Đăng ký”, chọn “Đăng ký người dùng mới” và khai báo ở 2 tab: thông tin chung và thông tin người khai hải quan, sau đó bấm ghi và thêm mới.
-
Vào mục “Tra cứu” tìm kiếm đăng ký mới gửi đến hệ thống hải quan sau đó nhận kết quả đăng ký thành công.
Bước 2: Khai báo tờ khai
Hoàn thành việc khai báo trên website https://www.customs.gov.vn/ và gửi vào hệ thống.
Bước 3: Nhận kết quả
Sau khi nộp tờ khai hải quan, vào phần “Tra cứu thông tin đăng ký”. Hệ thống hải quan sẽ chia kết quả thành 3 luồng như sau:
- Luồng xanh: hàng hóa thuộc luồng này sẽ được miễn kiểm tra hồ sơ, kiểm tra thực tế. Doanh nghiệp có thể lấy mã vạch, in mã vạch và lấy hàng.
- Luồng vàng: hàng hóa được phân loại vào luồng này, cơ quan hải quan sẽ kiểm tra hồ sơ doanh nghiệp đăng ký hàng hóa. Trường hợp có yêu cầu sửa đổi, bổ sung của cơ quan hải quan, doanh nghiệp phải thực hiện để hoàn thiện hồ sơ.
- Luồng đỏ: nếu doanh nghiệp khai tờ khai hải quan lần đầu sẽ được phân luồng đỏ. Ở luồng này, hàng hóa sẽ được kiểm tra chặt chẽ hơn về mặt giấy tờ và thực tế hàng hóa.
Bước 4: Lấy mã vạch hải quan
Sau khi tờ khai hải quan được phân loại, doanh nghiệp có thể lấy mã vạch hải quan để thực hiện các bước tiếp theo.
Hướng dẫn tra cứu mã vạch hải quan
Thời gian nhận mã vạch hải quan là 8 giờ kể từ thời điểm đăng ký, doanh nghiệp lưu ý sau thời gian này có thể tra cứu mã vạch. Để tra cứu, hãy làm như sau:
-
Truy cập website https://www.customs.gov.vn/ và chọn “In danh sách mã vạch và phương tiện lưu trữ”.
-
Điền các thông tin: mã số doanh nghiệp, số tờ khai, mã hải quan, ngày khai báo.
-
Nhập mã xác nhận do hệ thống cung cấp, nhấn “Nhận thông tin” và nhận kết quả danh sách mã vạch.
Hướng dẫn in mã vạch hải quan
In mã vạch trên website
Để in mã vạch trên website hải quan, sau khi thực hiện bước tra cứu trên, hệ thống sẽ tải về danh sách mã vạch tương ứng với hàng hóa tra cứu và tờ khai. Bạn chỉ cần chọn trang in và sử dụng lệnh in của máy tính.
In mã vạch trên phần mềm
Ngoài việc in mã vạch trực tiếp trên website hải quan, bạn có thể in trên phần mềm khai báo hải quan VNACCS hoặc VICS. Đây là phần mềm miễn phí, các thao tác trên phần mềm phức tạp hơn trên website.
-
Bước 1: Sau khi đăng nhập vào hệ thống, chọn tab “Kết quả xử lý khai báo”.
-
Bước 2: Chọn mục “Lấy danh sách mã vạch xe”, tiếp theo chọn mục “Lấy danh sách container của tờ khai”, chọn “Ghi”.
-
Bước 3: Chọn mục “Nhận thông tin”, nhấn nút “Nhận thông tin”. Sau đó, cung cấp thông tin doanh nghiệp, chèn chứng chỉ số (token), khai báo và nhận phản hồi.
-
Bước 4: Tại tab “Lấy danh sách mã vạch xe đi qua khu vực giám sát” chọn nút “In”. Lúc này hệ thống sẽ xuất ra danh sách mã vạch và đặt lệnh in trên máy tính.
Hiện nay có rất nhiều phần mềm hỗ trợ khai báo hải quan từ các đơn vị khác nhau. Doanh nghiệp có thể tham khảo và sử dụng những phần mềm có giao diện thân thiện, dễ sử dụng hơn và có kèm theo các dịch vụ hỗ trợ.
Lưu ý về mã vạch hải quan
Khi in mã vạch hải quan có thể xảy ra lỗi, thường nguyên nhân là do chưa cài đặt font FREE3OF9.TTF (font này là font chuẩn để đọc mã vạch). Để khắc phục lỗi này, bạn chỉ cần cài đặt font chữ trên vào máy tính.
Ngoài ra, khi lấy mã vạch hải quan, bạn cần lưu ý nhập đúng thông tin hàng hóa để mã vạch được in chính xác, tránh nhầm lẫn.
Trên đây là hướng dẫn chi tiết về mã vạch hải quan cũng như cách đăng ký, tra cứu và in mã vạch làm thủ tục hải quan. Hy vọng bài viết này đã mang lại những thông tin hữu ích cho doanh nghiệp của bạn liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu.
